¡Estar Listos!

En este momento difícil y difícil en el que las empresas y los gerentes deben enfrentar situaciones difíciles y tomar decisiones difíciles, es importante recordar que los cambios siempre son necesarios para mejorar y continuar, especialmente en tiempos desfavorables. Me gustaría compartir este extracto del libro “Lean Audit” (Muenzing: “Lean Audit” -Lean Map, 2015) porque es una guía detallada y completa sobre cómo las empresas y los gerentes deben estar siempre listos para cambiar; y ese cambio es el motor del éxito de la empresa y su gente.

Preparación

La preparación se refiere al estado de preparación necesario para enfrentar e implementar el cambio.

Implica tener una visión y recursos en su lugar, involucrar a las personas y crear la motivación para actuar.

La preparación está fuertemente influenciada por la minuciosidad de la planificación, la idoneidad de la capacitación y la disponibilidad de los servicios de apoyo. Los consultores y los gerentes deben preparar una organización para adaptarse a los avances de la tecnología, un cambio en las preferencias de los clientes y cambios en el panorama competitivo. Es importante poseer conciencia y apertura hacia el cambio, el alcance y el enfoque, y la cultura del cambio.

“Deben cambiar a menudo, quienes serían constantes en felicidad o sabiduría”. -Confucio

Una organización está siempre en movimiento, pasando de un estado a otro, respondiendo continuamente a fuerzas internas y externas causadas por un cambio estratégico, una nueva política regulatoria, una emergencia, un competidor emergente, tecnología disruptiva o un programa de mejora interna. El progreso en cualquier campo requiere un cambio y una adaptación continuos. Los factores clave para tener éxito son las actitudes, las condiciones y los recursos:

1. Actitudes – la visión de un futuro diferente y el compromiso para lograrlo, la convicción y la voluntad.

2. Condiciones: las estructuras, reglas y sistemas necesarios para ordenar, gestionar y respaldar el cambio.

3. Recursos: los recursos humanos, físicos y financieros necesarios para apoyar o facilitar el cambio.

La acción no surge del pensamiento, sino de la disposición a la responsabilidad ”. –G.M. Trevelyan

El cambio es inevitable, pero los esfuerzos a menudo fracasan cuando la razón del cambio se basa únicamente en el pensamiento racional y la lógica empresarial, mientras se ignora el comportamiento humano. El cambio requerido debe apelar a la cabeza y al corazón, para que las personas estén listas para hacerse cargo y dirigir los recursos y la energía intelectual a lo que mueve la organización hacia adelante. Si se ignoran estas fuerzas, generan confusión, fricción, frustración y energía desorientada. La resistencia se acumula cuando la gente no está interesada ni apoyada. La frustración se produce cuando son capaces y están dispuestos, pero no los apoyan sus superiores cuando intentan eliminar los obstáculos. El aprendizaje es el resultado cuando las personas no calificadas están motivadas, cuentan con el apoyo adecuado y están dispuestas a aprender lo que sea necesario dentro de su marco de capacidad. Y finalmente, cuando la habilidad, la voluntad y el liderazgo están en su lugar, es posible un cambio exitoso.

La disposición para el cambio es una función de la capacidad y el compromiso. El compromiso hace que las personas se involucren y se unan emocionalmente al equipo y a la tarea. El compromiso y la implicación requieren convicción y motivación. La convicción es la comprensión intelectual de la necesidad de cambio y la voluntad es la respuesta emocional a una necesidad. La capacidad es una medida de la capacidad de una persona para cambiar en función de las condiciones que habilitan o inhabilitan a la persona para desempeñarse y las habilidades de esa persona. Si las personas no están dispuestas o no pueden cambiar, los esfuerzos para implementar el cambio no cumplirán con las expectativas, independientemente del apoyo que reciban. Los buenos líderes no solo crean la necesidad, sino que también desarrollan la capacidad y el compromiso necesarios para preparar a su gente para el cambio.

Existen los factores que permiten un cambio exitoso:

1. Una Visión que esté claramente definida y ampliamente comunicada para que los gerentes puedan derivar de ella los objetivos operativos y los requisitos de recursos;

2. El deseo de lograr la visión, la voluntad de cambiar el enfoque actual y la determinación de superar los desafíos, dar seguimiento y completar la transición;

3. Una necesidad imperiosa de cambiar a través del dolor o la ganancia, mientras todos comprenden los beneficios de lograr el estado futuro, así como las consecuencias de no implementarlo;

4. Un caso de negocio sólido que defina cómo el cambio genera un beneficio económico, mostrando la financiación y los riesgos potenciales “;

5. La propiedad se establece a través del patrocinio y el liderazgo, que están bien definidos y ampliamente compartidos; la responsabilidad está claramente asignada y los líderes mantienen a sus equipos enfocados en los objetivos estratégicos mientras que el patrocinador asegura una alineación total con la alta gerencia;

6. Existe una gobernanza para ejercer la autoridad, asegurando que se sirvan los intereses corporativos y se logren los objetivos;

7. Personas responsables de asignaciones específicas y responsabilidades apropiadas, se reconocen las contribuciones medibles frente a las expectativas y la toma de decisiones se centra en las personas y los procesos más afectados por el cambio;

8. El enfoque de ejecución es apropiado para la tarea y los jugadores conocen sus roles; es claro para todos cómo se implementará, monitoreará el cambio y cómo se logrará la alineación;

9. La capacidad es suficiente para ejecutar todas las tareas requeridas, evaluar las brechas, priorizar y compensar las compensaciones adecuadas y tomar decisiones con puntualidad estricta.

10. La organización puede absorber completamente los cambios para operar con éxito en la nueva forma.

“El progreso es imposible sin cambios, y aquellos que no pueden cambiar de opinión, no pueden cambiar nada” – George Bernhard Shaw

Signos de excelencia

Toda la organización ha adoptado el cambio como motor de su éxito. Se establece una visión clara y se comunica a todos. Existe un liderazgo fuerte y capaz, las partes interesadas clave han acordado la dirección y los objetivos, se asignan los recursos adecuados y se establecen las expectativas de comportamiento. Los gerentes predican con el ejemplo y demuestran su apoyo, mientras que la alta gerencia no solo patrocina el cambio, sino que también elimina las barreras organizacionales y dirige la transición. Las personas más afectadas por el cambio participan activamente en el diseño del estado futuro; su capacidad y motivación es suficiente para superar los obstáculos identificados. Los tomadores de decisiones clave y las personas en el poder garantizan que las fuerzas políticas no descarrilen los esfuerzos ni redirijan los recursos. El cambio continuo está respaldado por la cultura organizacional y las estructuras y comportamientos existentes no impedirán que se implementen nuevas ideas, innovaciones y mejoras. Existen sistemas para documentar el progreso e informar los resultados. La retroalimentación es oportuna, todos saben qué tan bien cumplen las expectativas, se refuerzan las prioridades y se celebran los hitos.

“Intelligence is the ability to adapt to change” – Stephen Hawking ASCM Magazine – Janet Duckham